HR

Huishoudelijk Reglement

Engelse Cocker Spaniel Club Nederland

8 mei 2017

1. BEGRIPSBEPALINGEN
   • Vereniging: De Engelse Cocker Spaniel Club Nederland, opgericht op 16 december 2005 te Schouwen-Duiveland.
   • Statuten: de Statuten van de Engelse Cocker Spaniel Club Nederland.
   • Bestuur: het bestuur van de Engelse Cocker Spaniel Club Nederland.
   • Leden, ereleden, vriendenleden, gezinsleden en aspirant-leden: de leden, ereleden, vriendenleden, gezinsleden en aspirant-leden van de Engelse Cocker Spaniel Club Nederland.
   • Jaarvergadering: de algemene jaarvergadering zoals bedoeld in de Statuten artikel 13 lid 3 en die uiterlijk zes maanden na afloop van het verenigingsjaar dient te worden gehouden.

2. LEDEN
   • Toetreding van leden
     Zij die als lid tot de vereniging willen toetreden, vermelden hetzij schriftelijk, hetzij via de website www.ecscn.nl hun naam, adres, postcode en woonplaats. Bij aanmelding van een nieuw lid welke jonger is dan 18 jaar, dient schriftelijke toestemming te worden gegeven door diens ouder of voogd. Na aanmelding wordt een welkomstbrief gestuurd met het verzoek zowel de verschuldigde contributie voor het lopende verenigingsjaar als het eenmalige entreegeld te voldoen. Bij aanmelding verklaart men zich akkoord met de gedragscode van de vereniging. Leden dienen zich te houden aan het fokreglement van de vereniging.
   • Publicatie
     De namen van de in het eerste lid bedoelde personen worden zo spoedig mogelijk op de website en de digitale nieuwsbrief, CockerGazet, gepubliceerd met de mededeling, dat de leden binnen veertien dagen na verschijning schriftelijk en gemotiveerd bezwaar tegen de toelating van een of meer aspirant-leden aan het bestuur kenbaar kunnen maken. Het bestuur overweegt deze bezwaren bij zijn beslissing omtrent de toelating.
     In geval van toelating wordt het bestuursbesluit aan eventuele bezwaarden schriftelijk meegedeeld.
     In geval van niet toelating worden de motieven meegedeeld die het bestuur tot zijn beslissing hebben geleid. In dit geval wordt de reeds betaalde contributie zo snel mogelijk teruggestort op de rekening van het desbetreffende aspirant-lid.
   • Lidmaatschap
     De vereniging kent de volgende leden: leden, aspirant-leden, gezinsleden en vriendenleden.Leden: hebben stemrecht en kunnen aan alle activiteiten deelnemen die de ECSCN organiseert.Aspirant-leden: hebben geen stemrecht totdat zij na drie maanden lid zijn en kunnen aan alle activiteiten deelnemen die de ECSCN organiseert. Een aspirant-lid kan geen gebruik maken van de pupinformatie en zijn/haar  reu-(en) kan(kunnen) niet worden vermeld op de dekreuenlijst.

     Gezinsleden: hebben stemrecht en kunnen aan alle activiteiten deelnemen die de ECSCN organiseert, maar betalen meer voor hun deelname dan een volwaardig lid met uitzondering van de Kampioenschapsclubmatch. Een gezinslid moet op hetzelfde adres wonen als het volwaardig lid waaraan dit gezinslidmaatschap gekoppeld is.

     Vriendenleden: zijn ondersteunende leden zonder stemrecht die na een bepaalde periode hun vriendenlidmaatschap moeten omzetten naar een volwaardig lidmaatschap of hun lidmaatschap moeten opzeggen. Zij kunnen aan alle activiteiten deelnemen die de ECSCN organiseert, maar betalen meer voor hun deelname dan een volwaardig lid met uitzondering van de Kampioenschaps-clubmatch.

     b. Leden van de ECSCN die fokken met de Engelse Cocker Spaniel dienen lid of gezinslid te zijn.

   • Ereleden
     Op voordracht van het bestuur kan de algemene vergadering iemand tot erelid benoemen met een meerderheid van stemmen van de aanwezige uitgebrachte stemmen.
   • Opzegging en ontzetting
     Indien het bestuur overweegt een lidmaatschap te beëindigen door opzegging of ontzetting als bedoeld in de artikelen 4 lid 3 en lid 4 van de Statuten, stelt het bestuur het betrokken lid van deze overweging schriftelijk in kennis onder opgave van redenen. Het betrokken lid kan binnen een maand na ontvangst bij het bestuur, schriftelijk en onder opgave van redenen, bezwaar maken tegen genoemde overweging. Het betrokken lid wordt op zijn schriftelijk verzoek, mondeling, door het bestuur gehoord. Van deze hoorzitting wordt een verslag gemaakt dat door het betrokken lid en door de secretaris van het bestuur voor akkoord wordt getekend. Het bestuur kan in de betreffende zaak ook anderen horen alvorens tot opzegging of ontzetting over te gaan. Het betrokken lid wordt zo spoedig mogelijk en onder opgave van redenen in kennis gesteld van een bestuursbesluit dat wel of niet tot opzegging of ontzetting wordt overgegaan.
   • Sancties
     Indien een lid zich niet houdt aan enige regel van de gedragscode of het verenigingsfokreglement volgt intrekking van de A-status en/of een schorsing gedurende drie maanden.
     Bij herhaling van schending van de gedragscode of het verenigingsfokreglement volgt opnieuw intrekking van de A-status en/of een schorsing voor drie maanden. Tevens wordt de naam van het betreffende lid en de reden van de sanctie in de CockerGazet en op de website gepubliceerd.
     Bij een volgende herhaling van het niet nakomen van de verplichtingen jegens het VFR van de vereniging volgt ontzetting van het lidmaatschap.
     Een geschorst lid mag gedurende de periode van de schorsing niet deelnemen aan activiteiten die worden georganiseerd door de ECSCN met uitzondering van de kampioenschapsclubmatch.
3. VOORZITTER
   • De voorzitter behartigt de belangen van en de goede gang van zaken in de vereniging.
   • Hij leidt de ledenvergaderingen en de bestuursvergaderingen. Hij handhaaft in de vergadering de Statuten en reglementen van de vereniging en houdt buiten de vergaderingen toezicht op deze handhaving.
   • Hij bepaalt de volgorde van behandeling van zaken ter vergadering, zolang de vergadering zelf daarover geen besluit neemt.
   • Hij handhaaft de orde in de vergadering.
   • Hij ondertekent samen met de secretaris de notulen van alle vergaderingen en de algemene uitgaande brieven.
   • Hij stimuleert zowel de interne als externe communicatie en verzorgt essentiële externe en representatieve contacten.
   • Hij draagt zorg voor de algemene coördinatie.
4. SECRETARIS
   • De secretaris voert de correspondentie van de vereniging, ondertekent alle uitgaande brieven en legt de algemene uitgaande brieven ter beoordeling en medeondertekening aan de voorzitter voor.
   • Hij maakt, behoudens het bepaalde in artikel 17 lid 2 der Statuten, de notulen van de ledenvergaderingen en van de bestuursvergaderingen. Hij zendt de notulen van een bestuursvergadering zo spoedig mogelijk na die vergadering in concept aan alle bestuursleden en agendeert de behandeling daarvan voor de eerstvolgende bestuursvergadering. Hij ondertekent de notulen na, eventueel gewijzigde, vaststelling samen met de voorzitter en neemt de eventueel door het bestuur aangebrachte wijzigingen tevens op in de notulen van de vergadering, waarin tot deze wijzigingen werd besloten.
   • Hij draagt in overleg met de voorzitter zorg voor de opstelling van de agenda’s en alle bijbehorende stukken voor de ledenvergaderingen en de bestuursvergaderingen en ziet toe op een tijdige verzending daarvan.
   • Hij doet in iedere bestuursvergadering mededeling van alle ingekomen brieven. Aan het bestuur gerichte of voor het bestuur bestemde, maar bij andere bestuursleden ingekomen brieven worden onverwijld door deze bestuursleden aan de secretaris doorgezonden.
   • Hij draagt zorg voor het bijhouden van een overzichtelijk archief, waarin naast alle inkomende en afschrift van alle uitgaande correspondentie aan alle vergaderstukken en notulen ook overige voor de vereniging van belang zijnde stukken worden opgenomen. Hij draagt zorg voor het bijhouden van een ledenregister, waarin de namen, adressen en het soort lidmaatschap van alle leden en donateurs zijn opgenomen. Als peildatum ter bepaling van het aantal stemgerechtigde leden geldt 1 januari van het lopende verenigingsjaar.
   • Hij draagt er door registratie van de in een ledenvergadering aanwezige stemgerechtigde leden en door andere maatregelen zorg voor, dat bij eventuele stemmingen ieder aanwezig stemgerechtigd lid op zo doelmatig mogelijke wijze een stem kan uitbrengen.
   • Hij stelt het jaarverslag zo tijdig samen, dat dit na vaststelling door het bestuur overeenkomstig artikel 13 lid 3a van de Statuten kan worden uitgebracht.
   • Het bestuur kan besluiten, dat een deel der werkzaamheden van de secretaris door een ander lid van het bestuur of, met toepassing van artikel 10 van de Statuten en onder toezicht en verantwoordelijkheid van de secretaris, door een lid buiten het bestuur zal worden verricht volgens een werkverdeling, die de goedkeuring van het bestuur behoeft.
5. PENNINGMEESTER
   • De penningmeester ziet, behoudens het bepaalde in het zevende lid, toe op het doen van alle ontvangsten en uitgaven der vereniging. Hij zorgt voor een tijdige inning van de jaarlijkse contributie der leden.
   • De penningmeester behoeft voorafgaande toestemming van het bestuur voor het doen van uitgave tot een hoger bedrag dan waartoe door het bestuur is bepaald.
   • De penningmeester is bevoegd namens de vereniging bewijzen van ontvangst te ondertekenen. Hij kan deze bevoegdheid echter voor concreet omschreven ontvangsten tot ten hoogste een door het bestuur daartoe te bepalen bedrag delegeren aan de beheerder van een dagelijkse kas als bedoeld in het zevende lid.
   • De penningmeester houdt nauwkeurig boek van alle ontvangsten en uitgaven en van alle andere gegevens die van belang kunnen zijn voor de uitvoering van de artikelen 12 en 13 van de Statuten.
   • Hij geeft tevens uitvoering aan artikel 12, tweede lid, van de Statuten.
   • Hij stelt de begroting, onderscheidenlijk de balans en de staat van baten en lasten zo tijdig samen, dat deze na vaststelling door het bestuur overeenkomstig de artikelen 12 en 13 van de Statuten kunnen worden uitgebracht. In de begroting worden naast de ramingen voor het nieuwe jaar ook de ramingen voor het voorafgaande jaar en de uitkomsten van het laatst afgesloten jaar vermeld. In de staat van baten en lasten worden naast de uitkomsten van het betreffende jaar ook de ramingen voor dat jaar en de uitkomsten van het voorafgaande jaar vermeld.
   • Het bestuur kan bepalen, dat andere bestuursleden dan de penningmeester of leden van een door het bestuur ingestelde commissie bevoegd zijn tot het doen van ontvangsten en uitgaven tot ten hoogste een daartoe door het bestuur te bepalen bedrag, en belast zijn met het beheer van de daaruit voortvloeiende dagelijkse kas, een en ander voor zover dit direct verband houdt met hun specifieke bestuurs- of commissietaak. Het saldo van een dergelijke kas mag niet meer bedragen dan een daartoe door het bestuur bepaald bedrag; het meerdere wordt onverwijld aan de penningmeester afgedragen. De beheerder van een dagelijkse kas is voor zijn beheer verantwoording schuldig aan de penningmeester. Hij houdt daartoe nauwkeurig boek van alle ontvangsten en uitgaven en van alle andere gegevens die de penningmeester noodzakelijk acht. Hij verschaft de penningmeester daarvan een overzicht zo dikwijls deze dat verlangt. De penningmeester draagt er zorg voor, dat ook alle ontvangsten en uitgaven die door andere bestuursleden en commissieleden zijn gedaan in de boeken der vereniging worden verantwoord.
6. BESTUURSVERGADERINGEN
   • Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter, de secretaris of twee andere leden van het bestuur dat nodig vinden.
   • De bestuursleden worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste veertien dagen tevoren van de door de voorzitter bepaalde dag, uur en plaats van de vergadering in kennis gesteld.
   • De agenda, vermeldende de te behandelen onderwerpen, en eventuele toelichtende stukken wordt, spoedeisende gevallen uitgezonderd, zo tijdig mogelijk aan alle bestuursleden toegezonden.
   • Indien het tweede en derde lid niet in acht zijn genomen of het betreffende onderwerp in de agenda niet duidelijk is omschreven, kan ter vergadering slechts een besluit worden genomen, indien tenminste twee/derde van het aantal zitting hebbende bestuursleden aanwezig is en met het nemen van een besluit instemt.
   • Over alle besluiten wordt zo nodig mondeling gestemd, nadat de voorzitter het voorstel waarover getemd moet worden, duidelijk heeft geformuleerd. De volsterkte meerderheid is behaald, indien ten minste 1 stem meer voor dan tegen het voorstel is uitgebracht, waarbij blanco stemmen en onthoudingen niet worden meegerekend.
7. EINDE BESTUURLIDMAATSCHAP
   Ieder, die ophoudt lid van het bestuur te zijn, is verplicht binnen veertien dagen na het einde van zijn bestuurslidmaatschap alle onder hem berustende verenigingsstukken en eigendommen van de vereniging behoorlijk geordend aan zijn opvolger of aan een ander daartoe door het bestuur aan te wijzen bestuurslid over te dragen. Het bestuur kan deze termijn verlengen met ten hoogste twee maanden en kan vervolgens de betreffende verenigingsstukken en eigendommen in rechte vorderen.
8. COMMISSIES
   • De leden van commissies als bedoeld in artikel 10 lid 2 van de Statuten worden door het bestuur benoemd. Zij kunnen te allen tijde door het bestuur worden geschorst of ontslagen.
   • Een door het bestuur ingestelde commissie kan te allen tijde dor het bestuur worden opgeheven.
9. KASCOMMISSIE: TUSSENTIJDS ONDERZOEK
   • De kascommissie is te allen tijde bevoegd, hetzij op verzoek van het bestuur hetzij uit eigen beweging, een tussentijds onderzoek in te stellen. Artikel 12 lid 3 der Statuten is op een dergelijk tussentijds onderzoek van overeenkomstige toepassing.
   • Een tussentijds onderzoek wordt in ieder geval ingesteld, wanneer een aftredend penningmeester de boekhouding en de kas en de waarde aan zijn opvolger overdraagt.
   • De kascommissie brengt van een tussentijds onderzoek schriftelijk verslag aan het bestuur uit.
10. LEDENVERGADERING: AGENDAPUNTEN EN VOORSTELLEN
    • De ledenvergadering kan geen besluiten nemen over een onderwerp, dat niet in de agenda als te behandelen agendapunt is vermeld.
    • Van brieven, die aan de ledenvergadering zijn gericht, wordt in de eerstvolgende ledenvergadering bij de behandeling van het agendapunt ‘ingekomen stukken’ mededeling gedaan. Zij vormen geen onderwerp van beraadslaging indien zij niet afzonderlijk als te behandelen agendapunt op de agenda zijn vermeld of met een ander agendapunt verband houden, tenzij de vergadering anders besluit. De ledenvergadering kan echter ook in dat geval niet afwijken van het eerste lid.
    • Ieder lid kan ter vergadering over een agendapunt niet vaker dan twee maal het woord voeren, tenzij met toestemming van de voorzitter of van de vergadering.
    • Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een voorstel van orde doen. Een dergelijk voorstel betreft de wijze van behandeling van de agenda of een agendapunt.
    • Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een voorstel indienen betreffende een agendapunt dat aan de orde is. Het voorstel vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien het door tenminste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund.
    • Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een amendement indienen. Amendementen met betrekking tot een voorstel van Statutenwijziging moeten echter ten minste een week voor de vergadering schriftelijk bij het bestuur worden ingediend. Een amendement behelst een duidelijk omschreven voorstel tot wijziging van een voorstel dat aan de orde is. Het amendement vormt slechts een onderwerp van beraadslaging indien het door tenminste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund.
    • Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een motie indienen. Een motie behelst een voorstel om een oordeel uit te spreken of een verzoek te doen. De motie vormt slechts onderwerp van beraadslaging, indien deze door tenminste negen andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund. Een motie die niet betrekking heeft op een bepaald agendapunt kan bij de rondvraag worden ingediend.
    • Indien in een aangenomen motie aan het bestuur gevraagd wordt iets te doen of na te laten, het nemen van besluiten daaronder begrepen, beraadt het bestuur zich in de eerstvolgende bestuursvergadering en maakt zijn genomen besluit zo spoedig
      mogelijk op haar website bekend. Indien het bestuur besluit aan de motie geen gevolg te geven, is het verplicht het onderwerp op de agenda voor de eerstvolgende ledenvergadering als te behandelen agendapunt te vermelden.
11. LEDENVERGADERING: STEMMINGEN
    • Een in een ledenvergadering uitgebrachte stem is ongeldig, indien de keuze van het betreffende lid daaruit naar het oordeel van de voorzitter of, als een stembureau is gevormd, naar het oordeel van het stembureau niet ondubbelzinnig blijkt.
    • Een schriftelijke stemming is ongeldig, indien meer stemmen zijn uitgebracht dan er stemgerechtigde leden aanwezig zijn en het verschil op de uitslag van de stemming van invloed kan zijn.
12. LEDENVERGADERING: ORDE
    De voorzitter kan aan een lid, dat ter vergadering onfatsoenlijke taal gebruikt of zich op andere wijze misdraagt, na waarschuwing het recht ontnemen om bij het betreffende agendapunt of gedurende de gehele vergadering verder het woord te voeren. Bij herhaald wangedrag kan de voorzitter het lid het recht ontnemen de vergadering verder bij te wonen.
13. CONTRIBUTIE
    • Nieuwe leden die na 1 juli als lid worden toegelaten, zijn de helft van de contributie verschuldigd.
    • Het bestuur kan bepaalde acties ondernemen met betrekking tot de kosten (hoogte) van de contributie om nieuwe leden te werven.
14. VERTEGENWOORDIGING
    De leden wekken tegenover derden niet de indruk dat zij de vereniging vertegenwoordigen, tenzij zij deel uitmaken van het bestuur of door het bestuur uitdrukkelijk tot vertegenwoordiging zijn gemachtigd.
15. NIEUWSBRIEF EN WEBSITE
    • Het bestuur bevordert, dat tenminste 6 maal per jaar een digitale nieuwsbrief, de CockerGazet genaamd, verschijnt. Deze digitale nieuwsbrief wordt per e-mail verstuurd naar de leden en naar keurmeesters die hier prijs opstellen. Alleen leden die geen e-mailadres hebben ontvangen de CockerGazet per post. Hiervoor betalen zij een door het bestuur vast te stellen vergoeding.Op de website worden in ieder geval vermeld, c.q. opgenomen:

1. e-mail adressen van de bestuursleden;
2. de door het bestuur ingestelde commissies en het correspondentieadres van deze commissies;
3. mededelingen van het bestuur en van de commissies;
4. een dek reuen lijst;
5. een vermelding van de bij de ECSCN aangesloten fokkers;
6. een lijst met te koop aangeboden pups welke voldoen aan de eisen gesteld door de ECSCN;
7. algemene informatie over de Engelse Cocker Spaniel;
8. agenda
9. de gedragscode

• Het bestuur benoemt op grond van artikel 10 van de Statuten een redactiecommissie, bestaande uit een bestuurslid als gedelegeerde van het bestuur en ten minste twee leden die geen deel uitmaken van het bestuur.
• Alle bijdragen aan de CockerGazet worden voor publicatie aan het bestuur ter inzage gegeven. Deze beslist bij meerderheid van stemmen over de plaatsing van artikelen.
• Indien de plaatsing van een door een lid ingezonden bijdrage wordt geweigerd, wordt de kopij binnen twee maanden na inzending aan de inzender teruggezonden onder opgave van de reden van weigering.
• Fokkers of particulieren die een hond willen herplaatsen kunnen een oproep doen voor een nieuwe baas via de website van de ECSCN als zij lid zijn van de ECSCN. Dit dient schriftelijk te worden aangevraagd bij het bestuur.

16. VERGOEDING
    • De leden van het bestuur genieten ten laste van de vereniging een vergoeding voor noodzakelijk gemaakte kosten, inclusief reis- en verblijfkosten.
    • De kosten moeten schriftelijk gedeclareerd worden in het jaar waarin zij zijn gemaakt. De penningmeester gaat niet tot uitbetaling over dan nadat de declaratie door de voorzitter of, als het de voorzitter zelf of een niet-bestuurslid betreft, door een ander daarvoor het meest in aanmerking komend bestuurslid voor akkoord is mee ondertekend.
    • Het bestuur kan bepalen, dat dit artikel ook van toepassing is op leden van commissies en anderen die ter uitvoering van een bestuursopdracht kosten hebben gemaakt.
17. VERENIGINGSFOKREGLEMENT
    Wijzigingen in het Kynologisch Reglement en het Basis Reglement Stambomen van de Raad van Beheer zullen, indien van toepassing, worden doorgevoerd in het Verenigings-fokreglement van de ECSCN. Hiervoor is geen toestemming vereist van de Algemene Vergadering.
18. Artikel 18. A-status fokkers
    • Ieder volwaardig lid dat fokt kan de A-status krijgen, aspirant-leden niet.
    • Om in aanmerking te komen voor de A-status moet een fokker gedurende 3 maanden, voorafgaand aan het tijdstip waarop de status wordt verleend, hebben voldaan aan de regels in het Verenigingsfokreglement (VFR) van de ECSCN.
    • Van alle honden die in het bezit zijn van de fokker en die voor de fokkerij worden ingezet, moeten de gezondheidsuitslagen van de verplichte screeningsonderzoeken in het bezit zijn van de ECSCN.
    • Bij in gebreke blijven van een fokker met de A-status wordt de A-status voor 3 maanden ingetrokken.
    • Indien dezelfde fokker wederom in gebreke blijft, wordt de A-status voor 6 maanden ingetrokken.
    • Een fokkerlid wiens A-status tijdelijk wordt ingetrokken, wordt gedurende die periode ook van de fokkerlijst welke op de website staat verwijderd.
    • Fokkers die weigeren om gezondheidsuitslagen van de verplichte screeningsonderzoeken, dek- en geboorteberichten naar de ECSCN te sturen ontvangen geen A-status.
    • Behalve gezondheidsuitslagen van de verplichte screeningsonderzoeken dient de fokker elke dekking en geboorte aan de ECSCN door te geven middels het formulier op de site (inloggen noodzakelijk).
    • Nieuwe leden die willen fokken en in aanmerking willen komen voor de A-status dienen z.s.m. alle gezondheidsuitslagen van de verplichte screeningsonderzoeken naar de ECSCN te sturen. Zodra het aspirant-lidmaatschap overgaat in volwaardig lidmaatschap en de gegevens bij de club bekend zijn, kan de A-status worden verleend.
19. ONVOORZIENE GEVALLEN
    In gevallen waarin de wet, de Statuten en dit reglement niet voorzien, beslist het bestuur. Over zijn beslissing legt het bestuur desgevraagd verantwoording aan de ledenvergadering af.